Rozliczenia spływają z opóźnieniem, na odpowiedź czekasz kilka dni, a o zbliżającym się terminie płatności VAT dowiadujesz się przypadkiem, przeglądając grupę na Facebooku dla przedsiębiorców. Jeśli ten scenariusz brzmi znajomo, prawdopodobnie zastanawiasz się już, jak zmienić biuro rachunkowe, nie tracąc przy tym płynności rozliczeń.
Dobra wiadomość jest taka, że zmiana księgowości w środku roku podatkowego to standardowa procedura, którą co miesiąc przechodzą setki firm w całej Polsce.
Jakie są przesłanki do zrezygnowania z obsługi obecnej księgowej?
Spóźnione deklaracje, błędy w JPK_V7 czy brak informacji o zmianach w przepisach to jasne sygnały, których nie da się usprawiedliwić natłokiem obowiązków po stronie biura.
Jeśli Twoja księgowa odpowiada na pytania z kilkudniowym opóźnieniem albo dowiadujesz się o karach i odsetkach dopiero po fakcie, koszty złej obsługi już dawno przewyższyły oszczędności wynikające z niskiej ceny abonamentu.
Firma, która rośnie, potrzebuje partnera księgowego reagującego w czasie realnym, nie archiwisty zbierającego papiery raz w miesiącu.
Wypowiedzenie umowy i moment graniczny dla przekazania dokumentów
Umowę z biurem rachunkowym wypowiadasz zgodnie z okresem wypowiedzenia zapisanym w kontrakcie i zwykle jest to jeden lub trzy miesiące. Data przekazania dokumentacji nowemu biuru powinna pokrywać się z zakończeniem miesiąca rozliczeniowego, dzięki czemu unikniesz sytuacji, w której dwa biura jednocześnie prowadzą Twoją ewidencję za ten sam okres. Nowe biuro rachunkowe w Toruniu samo zaproponuje Ci harmonogram przejęcia obowiązków tak, by żadna deklaracja nie została złożona podwójnie albo wcale.
Co musi znaleźć się w protokole zdawczo-odbiorczym?
Sam telefon z prośbą o przesłanie dokumentów to za mało. Skuteczne przekazanie księgowości opiera się na pisemnym protokole, w którym powinny znaleźć się:
- pełna dokumentacja źródłowa za bieżący rok podatkowy (faktury, KPiR lub księgi rachunkowe, ewidencje VAT),
- kartoteki środków trwałych wraz z planem amortyzacji,
- dane kadrowo-płacowe pracowników i zleceniobiorców,
- dostępy do systemu KSeF, profilu na PUE ZUS oraz portalu podatkowego.
Brak nawet jednego z tych elementów oznacza ryzyko, że nowe biuro będzie rekonstruować dane zamiast je kontynuować, a to wydłuża proces i zwiększa szansę na błędy w pierwszych miesiącach współpracy.
Polisa OC – pytanie, które zadaje zbyt mało przedsiębiorców
Biura rachunkowe prowadzące pełną księgowość mają obowiązek posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone klientowi w związku z prowadzoną działalnością.
Zanim podpiszesz umowę, poproś o aktualną polisę i sprawdź sumę gwarancyjną. W praktyce różnice sięgają setek tysięcy złotych między biurami. To jedyne realne zabezpieczenie na wypadek pomyłki, która skutkuje karą skarbową obciążającą Twoją firmę, a nie księgową.
Certyfikat księgowy a realne kompetencje zespołu
Od 2014 roku zawód księgowego jest zderegulowany, więc formalny certyfikat księgowy nie jest już warunkiem prowadzenia biura rachunkowego. Nie oznacza to jednak, że kwalifikacje przestały mieć znaczenie. Zapytaj, czy osoby prowadzące Twoje rozliczenia mają wykształcenie kierunkowe, doświadczenie w Twojej branży oraz czy biuro należy do organizacji branżowej, na przykład Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Certyfikat sam w sobie nie gwarantuje jakości obsługi, ale jego całkowity brak w połączeniu z brakiem doświadczenia powinien Cię skłonić do dalszych pytań.
Bieżąca komunikacja, zanim pojawi się problem
Ustal, zanim podpiszesz umowę, kto będzie Twoją osobą kontaktową, w jakim czasie możesz oczekiwać odpowiedzi na pilne pytanie i jakim kanałem biuro się posługuje – mail, telefon, dedykowany komunikator. Biuro, które od pierwszego spotkania mówi wyłącznie ogólnikami o pełnej dyspozycyjności, zwykle w praktyce oznacza kontakt raz w miesiącu przy okazji wysyłki deklaracji.
Biuro rachunkowe opinie – jak znaleźć dobrego specjalistę?
Wyszukiwarka Google i wizytówka firmy to pierwszy, ale niewystarczający krok. Zapytaj o rekomendacje w lokalnych grupach przedsiębiorców z Torunia, sprawdź, jak długo biuro działa na rynku w KRS lub CEIDG, i poproś o kontakt do jednego z obecnych klientów z branży zbliżonej do Twojej. Opinia od firmy o podobnej skali działalności powie Ci więcej niż dziesięć ogólnych recenzji w internecie.
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego, przeprowadzona z protokołem przekazania, sprawdzoną polisą OC i jasno ustalonymi zasadami komunikacji, nie niesie ze sobą ryzyka dla Twojej firmy. Największym zagrożeniem jest odkładanie decyzji, gdy sygnały ostrzegawcze pojawiają się od miesięcy. Im wcześniej zaczniesz rozmowy z nowym biurem, tym spokojniej przejdziesz przez pierwsze rozliczenie pod nową opieką.
