Założenie spółki to jeden z kluczowych kroków na drodze do wkroczenia w świat przedsiębiorczości, który wymaga nie tylko pomysłu na działalność, najlepiej takiego, który wyróżnia się na tle dotychczasowego rynku, ale także znajomości formalności i przepisów prawnych.
Wybór odpowiedniej formy prawnej oraz właściwe przygotowanie dokumentacji może mieć znaczący wpływ na przyszłe funkcjonowanie Twojej firmy. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się skorzystać z usług profesjonalistów, takich jak biuro rachunkowe, aby zminimalizować ryzyko błędów i skupić się wyłącznie na prowadzeniu i rozwijaniu swojego biznesu.
Wybór formy prawnej – od tego wszystko się zaczyna
Pierwszym krokiem w całym procesie zakładania firmy jest decyzja o formie prawnej prowadzonej działalności. W przypadku spółek mamy do wyboru m.in. spółkę jawną, komandytową, z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) oraz akcyjną. Każda z nich ma swoją własną specyfikę i wiąże się z odmiennymi obowiązkami formalnymi, podatkowymi oraz księgowymi, co samemu często ciężko “ogarnąć”.
Dla małych i średnich przedsiębiorców najczęściej wybieraną formą jest spółka z o.o., która oferuje ograniczenie odpowiedzialności wspólników, elastyczność w zarządzaniu oraz korzystne zasady opodatkowania. Niezależnie od rodzaju spółki, każda z nich wymaga prowadzenia pełnej księgowości, co wiąże się z obowiązkiem przygotowywania bilansów, rachunków zysków i strat, a także składania sprawozdań finansowych.
Krok po kroku: jak wygląda proces rejestracji spółki?
Proces rejestracji spółki można podzielić na kilka etapów, z których każdy wymaga szczególnej precyzji i znajomości przepisów:
- Przygotowanie umowy spółki – dokument musi zawierać m.in. nazwę spółki, siedzibę, przedmiot działalności (PKD), wysokość kapitału zakładowego oraz zasady reprezentacji.
- Podpisanie umowy u notariusza – dotyczy to spółek, które nie są zakładane online.
- Wniesienie kapitału zakładowego, np. w przypadku sp. z o.o. minimalny kapitał to 5 000 zł.
- Rejestracja spółki w KRS możliwa jest zarówno tradycyjnie, jak i przez internetowy system S24.
- Uzyskanie numeru NIP i REGON następuje automatycznie po wpisie do KRS.
- Zgłoszenie do urzędu skarbowego i ZUS – w zależności od formy zatrudnienia wspólników lub pracowników.
Obowiązki księgowe po rejestracji spółki
Założenie spółki to dopiero początek całej biznesowej przygody, ponieważ prowadzenie działalności w tej formie wiąże się z określonymi obowiązkami w zakresie księgowości. Każda spółka, niezależnie od wielkości, jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Do podstawowych zadań należy m.in.:
- ewidencja przychodów i kosztów
- prowadzenie ewidencji środków trwałych
- obliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy
- sporządzanie deklaracji VAT (jeśli spółka jest płatnikiem)
- przygotowanie rocznych sprawozdań finansowych
- przechowywanie dokumentów księgowych przez wymagany okres
Profesjonalne biuro rachunkowe, które specjalizuje się w obsłudze spółek, zapewnia taką kompleksową usługę, od codziennego księgowania dokumentów po doradztwo podatkowe i czynności takie jak reprezentacja przed urzędami. Dzięki temu przedsiębiorca może skoncentrować się na rozwoju firmy, mając pewność, że jego księgowość jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zakładanie firmy a rozliczenie podatków – co trzeba wiedzieć?
Jednym z najważniejszych aspektów działalności spółki jest prawidłowe rozliczenie podatków. Spółki kapitałowe, takie jak spółka z o.o., są podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Oznacza to obowiązek comiesięcznego lub kwartalnego składania zaliczek na CIT oraz corocznego rozliczenia z fiskusem.
W przypadku spółek osobowych, jak spółka jawna czy komandytowa, podatnikiem jest wspólnik, który rozlicza się na zasadach przewidzianych dla osób fizycznych (PIT). Dodatkowo spółki mogą być czynnymi podatnikami VAT, co nakłada obowiązek wystawiania faktur VAT, prowadzenia rejestrów sprzedaży i zakupów oraz terminowego składania deklaracji VAT-7 lub VAT-7K.
Najczęstsze błędy przy zakładaniu spółki
Mimo dostępnych informacji i narzędzi online, wielu przedsiębiorców bardzo często popełnia mniejsze i większe błędy przy zakładaniu firmy, które mogą mieć długofalowe skutki. Do najczęstszych należą:
- Nieprawidłowo sporządzona umowa spółki może skutkować koniecznością jej zmiany i ponownym złożeniem wniosku do KRS.
- Błędy we wniosku rejestracyjnym powodują wydłużenie procesu rejestracji.
- Nieprawidłowe przypisanie kodów PKD wpływa na zakres działalności i może skutkować odmową rejestracji.
- Brak zgłoszenia do VAT lub ZUS w terminie grozi karami finansowymi.
- Pominięcie obowiązku aktualizacji danych w rejestrach urzędowych.
Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się jednak powierzyć zakładanie firmy oraz prowadzenie księgowości doświadczonym specjalistom, żeby uniknąć nieprzyjemności. Wsparcie ze strony biura rachunkowego daje gwarancję, że wszystkie formalności zostaną dopełnione prawidłowo i terminowo.
Dlaczego warto współpracować z biurem rachunkowym od początku?
Decyzja o powierzeniu spraw księgowych zewnętrznej to niezwykle opłacalna inwestycja w bezpieczeństwo i stabilność Twojego biznesu. Profesjonalne biuro rachunkowe nie tylko zajmuje się bieżącą księgowością spółki, ale również doradza w zakresie formy opodatkowania, wspiera przy rozliczeniach z ZUS, pomaga w przygotowaniu deklaracji rocznych oraz reprezentuje przed urzędami. Oznacza to o wiele mniej stresu i obowiązków dla Ciebie.
Współpraca z doświadczonymi księgowymi to także oszczędzenie sobie czasu i stresu związanego z bieżącymi zmianami w przepisach, które pojawiają się dość często (i niekiedy z przytupem). Dzięki temu możesz skoncentrować się stricte na strategii rozwoju, sprzedaży czy budowaniu zespołu, zamiast śledzić zmieniające się interpretacje podatkowe.
Podsumowanie
Założenie spółki to proces złożony, który wymaga wiedzy, dokładności i znajomości przepisów. Wsparcie, jakie oferuje biuro rachunkowe, może okazać się nieocenione na każdym etapie zakładania i prowadzenia działalności – od przygotowania dokumentów, przez rejestrację, aż po bieżące rozliczenie podatków i prowadzenie księgowości spółki. Profesjonalna obsługa księgowa to fundament bezpiecznego i skutecznego prowadzenia firmy – zacznij go budować z nami.
