Decyzja o wyborze formy opodatkowania to jeden z kluczowych kroków, jakie podejmuje przedsiębiorca przy zakładaniu firmy. Wybór ten wpływa nie tylko na sposób wyliczania podatku dochodowego, ale również na zakres obowiązków ewidencyjnych, a nawet opłacalność prowadzenia działalności.
Przyjrzyjmy się dostępnym formom opodatkowania i sprawdźmy, na co warto zwrócić uwagę, podejmując tę decyzję.
Dostępne formy opodatkowania w Polsce
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają do wyboru cztery podstawowe formy opodatkowania:
- Skala podatkowa (zasady ogólne) – 12% i 32% w zależności od dochodu.
- Podatek liniowy – stała stawka 19% niezależnie od wysokości dochodu.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – uproszczona forma, oparta na przychodzie bez pomniejszania o koszty.
- Karta podatkowa – forma zryczałtowana, obecnie dostępna jedynie dla kontynuujących działalność w tej formie przed 2022 rokiem.
Co warto zaznaczyć, to to, że każda z tych form różni się zakresem obowiązków w zakresie prowadzenia księgowości, możliwościami rozliczeń, jak i konsekwencjami podatkowymi. Wszelkie szczegóły należy omówić z osobą odpowiedzialną za księgowość Twojej firmy.
Skala podatkowa – dla kogo?
Opodatkowanie według skali to forma domyślna. Przedsiębiorca płaci 12% podatku dochodowego do kwoty 120 000 zł rocznie, a po przekroczeniu tego progu płaci już 32%. Bezdyskusyjną zaletą tej formy jest możliwość skorzystania z kwoty wolnej od podatku (30 000 zł), wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz ulgi prorodzinnej.
Przede wszystkim zadajmy sobie pytanie – dla kogo skala jest korzystna? Dla tych, którzy mają stosunkowo niewysokie dochody i/lub duże koszty uzyskania przychodu. Skala podatkowa sprawdza się również tam, gdzie przedsiębiorca łączy działalność z etatem.
Forma ta wymaga też prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, co jest standardem w przypadku wielu usług księgowości.
Podatek liniowy – prostota i przewidywalność
Podatek liniowy to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy osiągają wysokie dochody i nie korzystają z żadnych ulg podatkowych. Stawka 19% niezależnie od dochodu może być bardzo atrakcyjna przy przekroczeniu pierwszego progu skali.
Niestety, przedsiębiorca traci możliwość wspólnego rozliczania z małżonkiem oraz korzystania z niektórych ulg, np. prorodzinnej. Z drugiej strony, forma ta oferuje przejrzystość, a rozliczanie podatków w formie liniowej często sprowadza się do wyliczenia podstawy i przemnożenia przez 19%.
Wymagana jest również księgowość oparta na podatkowej księdze przychodów i rozchodów lub, przy przekroczeniu określonych progów, pełna księgowość, zbliżona do tej stosowanej w księgowości spółki.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – niska stawka, ale bez kosztów
Ryczałt to atrakcyjna opcja dla osób świadczących usługi lub prowadzących działalność o niskich kosztach własnych. Stawki ryczałtu zależą od rodzaju działalności, np. 8,5% dla usług, 15% dla wolnych zawodów, 12% dla niektórych branż IT, a nawet 3% lub mniej dla działalności handlowej.
Główną zaletą ryczałtu jest niska stawka i uproszczona forma prowadzenia księgowości, bez konieczności ewidencjonowania kosztów. Przedsiębiorca musi jedynie prowadzić ewidencję przychodów i pilnować płatności podatku oraz składek ZUS i zdrowotnych (których nie można tu odliczyć od podatku).
Warto tu wyraźnie zaznaczyć, że jednak ta forma opodatkowania nie pozwala na odliczanie kosztów, co bywa niekorzystne w działalności generującej wysokie wydatki operacyjne. Przed jej wyborem warto więc przeanalizować, czy brak kosztów w kalkulacji podatku nie okaże się stratny finansowo.
Karta podatkowa – forma schyłkowa
Karta podatkowa to najprostsza forma opodatkowania, ale obecnie zarezerwowana tylko dla przedsiębiorców, którzy korzystali z niej przed 2022 rokiem i kontynuują działalność bez zmian. Wysokość podatku zależy od rodzaju działalności, liczby zatrudnionych osób i lokalizacji.
Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów ani kosztów, a przedsiębiorca płaci stałą kwotę podatku co miesiąc, niezależnie od rzeczywistego przychodu.
Dla nowych przedsiębiorców karta podatkowa niestety nie jest już dostępna, jednak warto o niej wspomnieć ze względu na specyficzne sytuacje, w których nadal funkcjonuje w praktyce biura rachunkowego obsługującego długoletnich klientów.
Kryteria wyboru formy opodatkowania
Wybór odpowiedniej formy opodatkowania powinien być wielotorowo przemyślany i poprzedzony skrupulatną analizą kilku kluczowych elementów, takich jak:
- Przewidywane przychody i koszty – czy działalność generuje wysokie koszty uzyskania przychodu?
- Możliwość korzystania z ulg – czy planujesz rozliczać się z małżonkiem lub korzystać z ulg?
- Rodzaj działalności – nie każda forma jest dostępna dla każdego rodzaju działalności.
- Sytuacja osobista i finansowa – np. inne źródła dochodu, forma zatrudnienia.
- Obowiązki ewidencyjne – niektóre formy wymagają bardziej zaawansowanego prowadzenia księgowości, inne pozwalają na uproszczone ewidencje.
Kiedy i jak zmienić formę opodatkowania?
Zmiany formy opodatkowania dokonuje się zazwyczaj do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku podatkowym. W praktyce oznacza to, że decyzja powinna być przemyślana już na etapie zakładania firmy.
Zmiana możliwa jest również w kolejnych latach, ale warto jednak pamiętać, że niektóre decyzje (np. przejście na ryczałt) mogą wykluczać późniejsze powroty do korzystniejszych form, jeżeli nie zostaną spełnione odpowiednie warunki ustawowe.
Podsumowanie
Wybór formy opodatkowania w jednoosobowej działalności gospodarczej ma niezwykle istotny wpływ na późniejsze koszty prowadzenia firmy, obowiązki ewidencyjne oraz sposób rozliczania podatków. Pamiętajmy, że nie istnieje jedna uniwersalna forma korzystna dla wszystkich, bo wszystko zależy od specyfiki działalności, przychodów i kosztów.
Profesjonalne biuro rachunkowe pomoże Ci w analizie i doborze najlepszej formy opodatkowania, zapewniając bezpieczne i efektywne prowadzenie księgowości Twojej firmy, niezależnie od tego, czy chodzi o jednoosobową działalność, czy księgowość spółki. Powierz swoją firmę w dobre ręce.
