Otwierasz fakturę, patrzysz na wydatek i zadajesz sobie to samo pytanie: czy to wejdzie w koszty, czy zostanie na Twoim koncie prywatnym? Fiskus nie ułatwia odpowiedzi, ponieważ przepisy są dość ogólne, a interpretacje podatkowe potrafią się różnić nawet przy niemal identycznych sprawach.
Sprawdźmy, które wydatki odliczysz bez obaw, a które regularnie kończą się sporem z urzędem skarbowym.
Co jest kosztem uzyskania przychodu? Trzy warunki, które musisz spełnić
Ustawa o PIT nie podaje zamkniętej listy dozwolonych wydatków. Zamiast tego stawia trzy warunki – wydatek musi mieć związek z Twoją działalnością, musisz go faktycznie ponieść z własnej kieszeni, a jego celem ma być osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie przychodu. Dochodzi warunek czwarty, o którym przedsiębiorcy zapominają najczęściej: wydatek nie może się znaleźć w art. 23 ustawy o PIT, na liście rzeczy wyłączonych z kosztów raz na zawsze, tj. kar umownych, grzywien czy kosztów reprezentacji. Im lepiej udokumentujesz związek wydatku z przychodem, tym mniejsze ryzyko, że urząd go zakwestionuje.
Telefon na firmę – koszty, które łatwo zepsuć
Telefon kupiony na fakturę firmową i wykorzystywany w działalności rozliczysz w całości, o ile wykażesz jego biznesowe zastosowanie, a potwierdza to interpretacja z czerwca 2024 roku (0115-KDIT3.4011.425.2024.2.KP), w której fiskus zgodził się na pełne odliczenie kosztów telefonu niezbędnego do prowadzenia działalności. Gorzej wygląda sytuacja z prywatnym numerem używanym też służbowo:
- abonament telefonu prywatnego nigdy nie trafi w całości do kosztów i tak byś go opłacał, prowadząc firmę czy nie,
- rozmowy służbowe z prywatnego numeru rozliczysz wyłącznie na podstawie bilingu, który pokaże, które połączenia dotyczyły klientów,
- telefon na kartę bez bilingu praktycznie nie da się rozliczyć, bo nie masz czym udokumentować charakteru rozmów.
Najprostsze rozwiązanie to osobny numer firmowy, który eliminuje pytania podczas kontroli.
Odliczenie paliwa od podatku – dlaczego jedna faktura ma dwa różne limity?
Rozliczenie paliwa zależy od tego, czy auto jest środkiem trwałym firmy i czy służy wyłącznie działalności. Przy samochodzie wpisanym do ewidencji i wykorzystywanym też prywatnie odliczysz 50% VAT z faktury, a do kosztów podatkowych zaliczysz 75% wydatku netto powiększonego o nieodliczony VAT.
Zgłoszenie auta na druku VAT-26 i prowadzenie kilometrówki podnosi te limity do 100%, ale tylko wtedy, gdy pojazd rzeczywiście nie opuszcza sfery biznesowej.
Jeździsz autem prywatnym, spoza środków trwałych firmy? W koszty wchodzi jedynie 20% wydatków na paliwo i eksploatację, niezależnie od liczby przejechanych służbowo kilometrów. Ten sam mechanizm procentowy obejmuje myjnię, przeglądy i drobne naprawy.
Kawa dla klienta tak, alkohol z logo nie
Granica między reklamą a reprezentacją kosztuje przedsiębiorców najwięcej nerwów. Interpretacja ogólna Ministra Finansów rozstrzygnęła sprawę drobnych poczęstunków, tj. kawa, herbata, ciastka czy lunch podczas spotkania z kontrahentem wchodzą w koszty bez względu na to, czy podajesz je w biurze, czy w restauracji.
Zupełnie inaczej fiskus traktuje alkohol. Nawet w firmowym opakowaniu z logo zostaje wyłączony z kosztów jako wydatek na reprezentację. Gadżet z Twoim logo o niewielkiej wartości to reklama, więc możesz go odliczyć. Ten sam gadżet bez logo albo prezent o wysokiej wartości fiskus zakwalifikuje jako budowanie prestiżu firmy, czyli reprezentację, a tej kategorii nie odliczysz nigdy.
Okulary korekcyjne, czyli koszt, który wygląda logicznie, a zwykle nie przejdzie
Zakup okularów do pracy przy komputerze wydaje się oczywistym kosztem firmowym, a bez nich trudno wykonywać wiele zawodów. Fiskus konsekwentnie mówi jednak nie, powtarzając w dziesiątkach interpretacji, że ochrona wzroku to sprawa osobista, niezależna od tego, czy prowadzisz działalność.
Wyjątek pojawia się tam, gdzie okulary mają charakter ochronny wynikający z przepisów BHP, a przedsiębiorca montujący instalacje fotowoltaiczne na wysokości uzyskał zgodę na odliczenie okularów korekcyjnych z atestem BHP (interpretacja 0113-KDIPT2-1.4011.476.2023.1.KD). Różnica leży w celu wydatku: ochrona zdrowia zostaje poza kosztami, spełnienie wymogu bezpieczeństwa pracy wchodzi do nich.
Każdy z tych wydatków łączy jedna zasada: liczy się nie to, czy wydatek wydaje się sensowny, ale czy potrafisz wykazać jego związek z przychodem i odpowiednio go udokumentować.
W sytuacjach granicznych, typu drogi sprzęt, nietypowa usługa, wydatek na pograniczu prywaty i biznesu, indywidualna interpretacja podatkowa kosztuje niewiele, a chroni Cię przed sporem z urzędem. Jeśli wolisz, żeby ktoś inny pilnował tych granic za Ciebie, nasza księgowość rozliczy Twoje koszty tak, żebyś nie musiał znać na pamięć art. 23 ustawy o PIT.
